大学案内

1. 各学校等の学生、生徒、園児及び当該保証人
2. 各学校等においてこれから教育及び保育を受けようとする者及び当該保証人
3. 各学校等において過去に教育・保育を受けた者又は受けようとした者及び当該保証人
4. 各学校等の教職員又は教職員であった者並びに業務に直接関わりがある者又は関わりがあった者

各学校等の長は、個人情報を取得、保管又は利用するにあたり、個人情報の重要性に鑑みて必要な措置を講じなければならない。

教職員及び教職員であった者は、業務上知り得た個人情報の漏洩、改ざん、その他不当な利用を行ってはならない。

学生、教職員等は個人情報保護の重要性を認識し、その保護に関する学園の施策に協力しなければならない。

個人情報を適正に取得、管理又は利用することを促すために、美作学園個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)を組織する。

前項の委員会に関する事項は別に定める。

取得委員会は、次に掲げる者を個人情報保護責任者(以下「責任者」という。)として任命する。

1. 大学及び短期大学部の学生部長、就職部長、教務部長、広報部長、学修・学術情報センター長、図書館長、生活科学研究所長及び大学院研究科長
2. 高等学校の教頭
3. 幼稚園の教頭

責任者は、各々の所管する機関の個人情報保護の実務について責任を負う。

責任者は、各々の所管する機関が主体となって個人情報を取得する際には、利用目的及び管理方法を明確に示し、原則として当該個人情報の主体である学生、教職員等の同意を得なければならない。この場合において、個人情報が未成年者に関するものであれば、当該保証人の同意も原則として得なければならない。

責任者は、各々の所管する機関が主体となって個人情報を取得する際には、原則として適正且つ公正な手段により、その目的達成に必要な最低限の範囲で取得しなければならない。

責任者は、個人情報の保護に努め、その正確性等を維持するために、次に掲げる事項について、適正に管理しなければならない。

1. 滅失、損傷、破壊、改ざん及び漏洩等の事故の防止
2. 正確性及び最新性の維持
3. 不要となった場合の迅速かつ確実な廃棄又は消去

個人情報が滅失、損傷、破壊、改ざん及び漏洩等した場合又はそれらの可能性がある場合には、責任者は、その原因、経路及び結果を明確にし、速やかに委員会に報告しなければならない。

各学校等の長は、個人情報を取得目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

1. 本人の同意があるとき
2. 法令の定めがあるとき
3. 人の生命、身体又は財産の保全上緊急に利用する必要があるとき

学園の業務遂行上、新たに個人情報を取得するときは、責任者は次に掲げる事項を関係する各学校等の長に届け出て、事前に承認を得なければならない。

1. 個人情報の名称
2. 個人情報の内容及び利用目的
3. 個人情報の件数
4. 個人情報取得の対象者及び方法
5. 個人情報の記録の形態
6. その他委員会が必要と認めた事項

責任者は、前項の事項を変更するときは、関係する各学校等の長に届け出て、事前に承認を得なければならない。

学生、教職員等が学園に届け出た個人情報の開示又は閲覧を請求する場合は、本人であることを証明のうえ、次に掲げる事項を責任者に提出しなければならない。

1. 所属及び氏名
2. 開示を請求する個人情報の名称及び内容
3. 請求の理由
4. その他委員会が必要と認めた事項

各学校等の長は、学生、教職員等から適正な手続きを経て、該当する個人情報の開示又は閲覧の請求があったときは、前項に掲げる事項を確認のうえ開示しなければならない。ただし、法令の定めによる場合又は委員会が業務遂行上著しい支障をきたすと認めた場合は、当該個人情報の一部又は全部を開示しないことがある。

各学校等の長が個人情報の一部又は全部を開示できないときは、その理由を文書により当該学生、教職員等に通知しなければならない。

学生、教職員等が自己に関する個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、前条第1項に規定する手続きに準じて、各学校等の長に対し、その訂正又は削除を請求することができる。

各学校等の長が前項の規定による請求を受けたときは、速やかに調査のうえ、その結果を当該個人情報の主体である学生、教職員等に通知しなければならない。ただし、訂正又は削除に応じることが適切でないと判断した場合は、その理由を文書により当該学生、教職員等に通知しなければならない。

個人情報に関する業務の学外委託(以下、「学外委託」という。)を行う場合は、次に掲げる事項に留意し、漏洩防止に努めなければならない。

1. 個人情報の保護が、十分保証できるものであること
2. 個人情報又は記録媒体の性質に照らして適切であること

学外委託を行う場合には、契約書を作成し、次に掲げる事項を明記しなければならない。

1. 個人情報の機密保持に関する事項
2. 個人情報の目的外利用並びに第三者への開示及び提供の禁止に関する事項
3. 再委託の禁止に関する事項
4. 個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項
5. 提供資料の返還義務に関する事項
6. 事故発生時における報告義務に関する事項
7. 第1号から第6号に掲げる事項に違反した場合又は遵守義務を怠った場合の措置及び損害賠償義務に関する事項
8. 事故処理の責任分担に関する事項
9. その他委員会が必要と認めた事項

自己の個人情報に関し、第10条に規定する請求に基づいて講じた措置に対して不服がある者は、本人であることを証明のうえ、委員会に対し、苦情申立てを行うことができる。

苦情申立てを行う場合は、次に掲げる事項を記載した文書を委員会に提出しなければならない。

1. 苦情申立てを行う者の所属及び氏名
2. 苦情申立ての内容及びその理由
3. その他委員会が必要と認めた事項

委員会は、前条第1項の苦情申立てがなされたときは、速やかに審議し、対応を決定して、その結果を文書により本人に通知しなければならない。

委員会は、必要があると認めたときは、苦情申立てを行った本人、関係する責任者及びその他の関係者に対して意見の聴取を行うことができる。

個人情報保護に関して問題が生じた場合は、委員会は必要に応じて理事長を含め関係者の出席を求め、問題の解決を図るものとする。

この規程に関する事務は、法人事務室とする。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。
学校法人美作学園 個人情報保護に関する規程(平成17年4月1日制定)は、廃止する。